Datenschutzgrundverordnung für Vermieter

Ab 25.5.2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und alle Datenanwendungen müssen bis dahin an die neue Rechtslage angepasst werden. Ziel ist ein erhöhter Schutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bin ich als Privatvermieter von der DSGVO betroffen?

Betroffen sind alle Betriebe, die personenbezogene Daten wie z.B.: Name, Anschrift, IP-Adresse oder Standortangaben verarbeiten. Das trifft also auch auf Sie als Vermieter zu, da Sie in der Gästekartei, bei der Rechnungslegung oder der Buchungsbestätigung persönliche Gästedaten verarbeiten.Sobald bei der Datenverarbeitung ein Bezug zu wirtschaftlichen Tätigkeiten besteht, ist die DSGVO wirksam. Sie als Privatvermieter sind also betroffen, wenn Sie persönliche Daten in einem organisierten und geordneten Weg verarbeiten; bereits in einem Visitenkartenkarussell trifft dies beispielsweise zu.

DSGVO für Vermieter 

Die Datenschutzgrundverordnung regelt welche Gästedaten Sie erheben und verarbeiten dürfen, wie Gäste in diese einsehen können und wann Sie als Vermieter Daten berichtigen oder löschen müssen. Dabei gibt es bestimmte Grundsätze, die beim Umgang mit Gastdaten einzuhalten sind.

Worum muss ich mich als Gastgeber kümmern?

Folgende Punkte, auch genannt „Informationspflichten und Betroffenenrechte“ sind für Sie besonders relevant. Ein vollständiger Maßnahmenkatalog muss jedoch individuell pro Betrieb von einer spezialisierten Rechtsberatung erarbeitet werden. (Dazu weiterführende Links am Ende des Blogeintrages):

  • Zweckbindung: Wenn Sie Daten erheben, darf das nur für einen eindeutigen und legitimen Zweck erfolgen. Die Speicherung und Verarbeitung der Daten darf nicht über diesen hinausgehen. Das bedeutet: für jeden Zweck gibt es eigene Aufbewahrungspflichten und Fristen.
  • Datenminimierung: Die Datenerhebung muss dem jeweiligen Zweck angemessen sein und sich auf das minimal notwendige Ausmaß beschränken –  das Abfragen von Zweit- oder Dritt-Telefonnummern in Kontaktformularen ist beispielsweise nicht zulässig, wenn dies nicht nachvollziehbar gerechtfertigt werden kann.
  • Einwilligungspflicht: Für die Nutzung erhobener Daten zu bestimmten Zwecken brauchen Sie die ausdrückliche und eindeutige Einwilligung Ihrer Gäste. Es besteht bei der Einwilligung ein Kopplungsverbot, daher müssen Einwilligungen für jeden Zweck gesondert eingeholt werden. (z.B.: AGB’s, Datenschutz und Newsletter).
  • Auskunftsrecht: Für Sie als Vermieter besteht Auskunftspflicht – Ihre Gäste haben das Recht zu erfahren, welche Daten Sie über sie gespeichert haben und sie können eine Bearbeitung, Berichtigung oder Löschung einfordern. Bittet Sie also Ihr Gast Herr Mustermann darum, seine Daten zu löschen, müssen Sie alle über ihn gespeicherten Informationen in Ihrer Gästeverwaltung, Ihrem Mail-Postfach oder Ihrem Notizblock vernichten und ihm die Löschung nachweislich bestätigen können.

Sie als Vermieter sind außerdem dazu verpflichtet ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen und somit Vorgänge nachweisbar zu dokumentieren und zu verwalten.

Fest steht: Prozesse der Datenerhebung und Datenverarbeitung müssen analysiert und neu gedacht werden – online wie offline. Das ist aufwändig und bringt gewisse Unannehmlichkeiten mit sich. Doch wir haben gute Nachrichten für Sie: bei einem Teil der Arbeit können wir Sie unterstützen!

DSGVO-konforme Vermietung mit easybooking

Mit JULIA bieten wir Ihnen eine Gesamtlösung für Ihre Vermietung – von der Online-Anfrage und der Direktbuchung über Ihre Webseite, hin zur Reservierungsverwaltung im webbasierten Zimmerplan und zur automatisierten Gästekommunikation. Und das rechtzeitig zum 25. Mai auch DSGVO-konform:

  • wir holen von Ihnen als Vermieter einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag über die Zusammenarbeit mit easybooking ein
  • wir liefern DSGVO-konforme Anfrage- & Buchungsformulare für Ihre Webseite
  • die zur Verfügung gestellten Kontaktformulare erheben nur die notwendigsten Gästedaten
  • die zur Verfügung gestellten Kontaktformulare enthalten DSGVO-konforme Checkboxen zur Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), der Einwilligung zur Datenverarbeitung sowie optional zur Eintragung in Ihre Newsletter Versandliste.
  • wir statten Ihre easybooking Vermieter-Webseite mit Datenschutzerklärungen und Impressum aus
  • wir gewährleisten eine DSGVO-konforme Möglichkeit zur Löschung von Gästedaten aus Ihrer Gästekartei

Mit easybooking können wir also einen Teil Ihres Vermieter-Alltags erleichtern und Sie bei der Umsetzung einiger Verpflichtungen unterstützen. Doch damit ist es nicht getan, denn:

Es gibt noch viel zu tun!

Die Datenschutzgrundverordnung umfasst eine komplexe und vor allem umfangreiche Thematik, die weit über Ihre Webseite oder easybooking hinausgeht. Als Vermieter sollten Sie sich damit bewusst und in Ruhe auseinandersetzen!

Die WKO unterstützt Sie dabei und stellt online Informationen und Erklärungen zur Verfügung:

Ergänzend dazu empfehlen wir Ihnen für detaillierte Fragen rund um die DSGVO im Zusammenhang mit Ihrer Vermietung, eine spezialisierte Rechtsberatung zu konsultieren.

Wir bitten um Verständnis, dass unser Team Ihnen zu weiteren Fragen anlässlich der DSGVO leider keine Auskunft geben kann, da dies unseren Kompetenzbereich überschreitet.