PMS, OTA, CM, API, iCal, UX – JULIA schafft Ordnung im Begriffe-Dschungel!

„Immer mehr User nutzen OTAs, die mit einem über eine API oder mittels iCal verbundenen CM durch das PMS verwaltet werden, um Doppelbuchungen zu vermeiden und den Gästen eine optimale UX zu bieten.“ Na bravo!

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie surfen durchs Internet, auf der Suche nach hilfreichen Informationen und verstehen irgendwann nur mehr Bahnhof vor lauter Kürzeln und Sonderbegriffen? Das lässt sich ändern! Unsere JULIA erklärt Ihnen die wichtigsten Begriffe mit denen sie im Rahmen ihrer täglichen Arbeit als virtuelle Rezeptionistin in Berührung kommt.

PMS (Property Management System)
Als Property Management System werden Softwarelösungen zur Verwaltung, Vermarktung und Vermietung von Unterkunftseinheiten wie Zimmern, Ferienwohnungen oder Apartments bezeichnet. Umgangssprachlich werden darunter auch Hotel-Softwaresysteme bzw. Reservierungs- und Buchungssysteme bezeichnet oder noch einfacher: der Zimmerplan mit tollen Funktionen wie Rechnungslegung, Gästekartei und Berichtswesen. Diese ersetzen somit den klassischen Papierzimmerplan, Buchungen werden automatisch oder manuell in den digitalen Zimmerplan eingetragen und von dort aus weiterbearbeitet. Die unterschiedlichen Systeme am Markt variieren in ihren Funktionen – Zimmer- und Gästeverwaltung sowie Rechnungslegung gehören zu den Kernfunktionen.

Wie arbeitet JULIA von easybooking?
Die easybooking Hotelsoftware verfügt neben den oben genannten Kernfunktionen über weitere Funktionen wie u.a. Meldewesen, automatisierter Gästekommunikation in bis zu sieben Sprachen, Preisverwaltung oder Bewertungsmöglichkeiten und erfüllt die Anforderungen der Registrierkassenpflicht.

OTA (Online Travel Agency)
Online Travel Agencies sind Buchungs-Plattformen, die als Online-Reisebüros touristische Leistungen wie Unterkünfte, Flüge oder Mietwägen per Mausklick an ihre User vermitteln. OTAs nehmen einen besonderen Stellenwert als Online-Vertriebskanal ein, da die User mittels Filter-Techniken die Möglichkeit haben, individuelle und bedürfnisorientierte Angebote zu finden. Man kann sich als User beispielsweise nur jene Angebote anzeigen lassen, die gewisse Kriterien wie Vollpension, Swimmingpool oder Parkmöglichkeiten anbieten. Ein weiterer Vorteil der Online-Buchungsplattformen ist, dass die Suchenden orts- und zeitunabhängig darauf zugreifen können – sie müssen sich also nicht an die Öffnungszeiten von klassischen Reisebüros halten, sondern können ihren Urlaub auch spätabends auf der Couch suchen und buchen. Eine besondere Bedeutung haben auch die auf den Buchungsplattformen integrierten Bewertungsfunktionen: Kunden werden nach ihrem Urlaub darum gebeten, den Aufenthalt in der jeweiligen Unterkunft zu bewerten. Geben sie entsprechendes Feedback, hilft das wiederum den suchenden Usern in ihrer Entscheidungsfindung. Zu den größten OTAs gehören Booking.com, HRS.de, Expedia und Hotel.de.

Welche Bedeutung haben OTAs für JULIA?
In ihrer Arbeit als virtuelle Rezeptionistin erhält JULIA tagtäglich unzählige direkte Buchungen über Online-Buchungsplattformen. Seit vielen Jahren besteht eine enge Zusammenarbeit zwischen easybooking und Booking.com, um gemeinsam Aufklärung zu bedeutsamen Themen wie beispielsweise der Sichtbarkeit im Web und der Freigabe von Verfügbarkeiten auf Online-Buchungsplattformen zu betreiben.

CM (Channel Manager)
Die Präsenz auf Buchungsplattformen ist für Vermieter ebenso wichtig wie aufwändig: die Nutzung unterschiedlicher Plattformen geht mit einem hohen Wartungsaufwand einher. Genau hier kommen Channel Management Systeme zum Einsatz, um die Kontingente und Verfügbarkeiten auf den einzelnen Plattformen zu steuern und Doppelbuchungen zu vermeiden. Informationen über Preise, Verfügbarkeiten und Restriktionen werden mithilfe einer Software-Lösung gewartet und über Programmier-Schnittstellen (API) automatisiert an die unterschiedlichen Portale gesendet. Die Kontingente können je nach Bedarf automatisch gesplittet und der eigene Deckungsbetrag dadurch optimiert werden.

Wie verwaltet JULIA die einzelnen Vertriebskanäle?
Der easybooking Channel Manager wird direkt aus dem PMS heraus gesteuert und enthält neben der Preisverwaltung eine Übersicht der letzten Buchungen sowie diverse Auswertungsmöglichkeiten.

API (Application Programming Interface, Programmierschnittstelle)
Eine Programmierschnittstelle dient dazu, verschiedene Softwaresysteme aneinander anzubinden, um den Datenaustausch untereinander zu ermöglichen. Programmierschnittstellen erlauben zum Beispiel den automatischen Abgleich der verfügbaren Kontingente eines Unterkunftsbetriebs mit den buchbaren Einheiten des Betriebs auf einer Online Buchungsplattform.

Über welche APIs verfügt JULIA?

Der easybooking Channel Manager ist über direkte Schnittstellen an die wichtigsten Buchungsplattformen wie Booking.com, die HRS Group (HRS, Tiscover und HRS Destinationen), Expedia (mit venere, hotels.com, trivago, travelocity), Intobis und Capcorn angebunden. JULIA verfügt außerdem über Schnittstellen zu Destination Management Systemen wie feratel oder Tomas. Über diese Schnittstellen werden weitere Plattformen, die nicht direkt an JULIA aber an das jeweilige Destination Management System angebunden sind, angesteuert. Über die API zu feratel sind beispielsweise weitere 40 Buchungsplattformen an JULIA angebunden. Die easybooking Hotelsoftware ist über Schnittstellen auch mit anderen Property Management Systemen verknüpfbar wie beispielsweise Casablanca, Elite oder Protel.

i-Cal (iCalender)
Wenn Softwaresysteme über keine Programmierschnittstelle verfügen, gibt es die Möglichkeit, Kalenderinformationen über das Datenformat iCalender auszutauschen. Im Gegensatz zur API findet dabei kein Echtzeit-Abgleich der Daten statt, sondern ein Abgleich des Ist-Zustandes zu definierten Zeiten.

Wie nutzt JULIA i-Cal-Links?
Besteht keine API zu einer Online-Buchungsplattform kann der Datenaustausch mittels iCal-Link zur Synchronisation zwischen der Plattformen und dem easybooking Zimmerplan erfolgen. Jedes Zimmer wird mit Link hinterlegt und dieser Link kann für einzelne Portale genutzt werden, die bei Buchungsanfragen ihren Kalender mit dem easybooking Belegplan abgleichen. JULIAs kann mittels i-Cal mit unzähligen Portalen wie beispielsweise Airbnb, Apartments Unlimited, Traum Ferienwohnungen oder Wimdu verbunden werden. JULIA-Kunden finden eine Anleitung dazu hier in der easybooking academy.

UX (User Experience)
Unter User Experience versteht man die Nutzererfahrung, also das Erlebnis und die empfundene Qualität eines Nutzers bei der Interaktion mit einer digitalen Anwendung. Die User Experience ist subjektiv und abhängig von verschiedenen Faktoren, die den User zum Zeitpunkt der Interaktion beeinflussen. Dazu gehören unter anderem die Vertrautheit und die intuitive Handhabung sowie die Funktionstüchtigkeit des Systems.

Wie kümmert sich JULIA um die User Experience der Gäste?
Die easybooking Online-Buchungsstrecke ist optimal auf die Bedürfnisse der User angepasst – mit nur wenigen Klicks können sie je nach Wunsch ihr individuelles Angebot anfragen oder direkt buchen. Und JULIA ist rund um die Uhr für Ihre Gäste da – egal ob Sie online anfragen oder direkt buchen, JULIA sendet umgehend ein personalisiertes Angebot bzw. die entsprechende Buchungsbestätigung an die Gäste. So ist bereits der Erstkontakt mit dem Unterkunftsbetrieb einwandfrei!